Convertir los documentos físicos en activos digitales permite agilizar el funcionamiento de las organizaciones, pero es un proceso que requiere contar con modernas tecnologías.
Uno de los grandes aprendizajes que obtuvieron las empresas a partir de la pandemia fue que la digitalización de activos no es solo una tendencia irreversible sino también una herramienta clave para la agilidad, la efectividad y la seguridad en la administración de información.
En tiempos de aislamiento, no contar con un archivo correctamente digitalizado podía implicar un enorme contratiempo para todo un equipo de trabajo, incluso la imposibilidad de trabajar a distancia. Entonces todas las empresas, grandes, medianas y chicas, pusieron el foco en esa tarea y llegaron al segundo gran aprendizaje: la digitalización es un proceso complejo que requiere profesionalización.
Es por eso que hoy muchos deciden tercerizar la digitalización en empresas como Addoc, la compañía argentina líder en innovación inteligente.
Paso a paso, así es el proceso.
En Addoc resolvemos la digitalización de todo tipo de archivos, y para eso contamos con las tecnologías más modernas y con equipos profesionales preparados para cada tarea.
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El proceso comienza con el retiro de la documentación en formato físico por las oficinas o depósitos del cliente.
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El segundo paso es la preparación de cada documento de forma manual. Para esto hay un equipo de personas especialmente preparadas para tratar con el mayor cuidado cada documento, ya que muchas veces se trata de materiales delicados.
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Para el tercer paso, la digitalización de los activos propiamente dicha, Addoc cuenta con scanners de última generación adaptados a diferentes formatos y dimensiones. No es lo mismo escanear una hoja A4 que un libro de 100 años de antigüedad o un plano de gran tamaño, cada documento requiere una herramienta específica.
Otra tecnología clave en esta etapa es el llamado OCR, cuyas siglas refieren al reconocimiento óptico de caracteres. Se trata de un proceso de convertir una imagen o texto, en un formato de texto editable que puede ser leído por las máquinas. Tras pasar por ese proceso, el archivo que antes era un papel puede ser manejado y modificado de forma digital.
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El cuarto paso, una vez digitalizados los activos, es su indexación, para que puedan ser fácilmente reconocidos y abiertos ante cualquier necesidad. Para esto se realiza una descripción concisa del contenido de cada activo en su nombre de archivo.
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Luego, ese archivo digital puede ser dispuesto en un gestor documental que provee Addoc, el cual permite disponer y trabajar con los documentos de forma ágil y eficiente.
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Finalmente se vuelve a reacondicionar el archivo físico para ser devuelto al cliente o bien guardado en naves monitoreadas las 24 horas, y con múltiples medidas de seguridad respecto de la integridad de los activos documentales.
3 ventajas claves de este servicio.
La digitalización de todos esos documentos físicos permite ahorrar espacio y tiempo en la búsqueda y procesamiento de información, aporta seguridad y permite agilizar procesos, incluyendo la firma digital a través del gestor de firmas.
Por ejemplo, un documento puede ser visto y aprobado por muchas personas en cuestión de minutos, y todos los detalles y comentarios pertinentes respecto de ese procedimiento pueden quedar debidamente guardados junto al documento en cuestión.
Además, evita la pérdida o daño de la información. La digitalización es el ingreso a un plano virtual que abre múltiples posibilidades para los activos de una organización moderna, haciéndola más flexible y eficiente, reduciendo costos operativos y optimizando tiempos.
Agilidad y eficiencia
En el gestor documental, el cliente puede vr toda la información de forma rápida y ágil desde cualquier lado, y puede realizar múltiples tareas con esa información. Se trata, en efecto, de una plataforma de gestión para la administración de todos aquellos documentos que las empresas se ven obligadas a conservar.
Remitos, facturas, legajos bancarios, legajos de recursos humanos, pólizas de seguros… hay cientos de documentos de todo tipo que ocupan espacio en las oficinas de las empresas, muchas veces de forma desordenada y poco eficiente.
Deshacerse de ellos es una tentación pero muchas veces las normas obligan a conservar los documentos en formato físico durante determinados periodos de tiempo, es por eso que Addoc ofrece el servicio de guarda.
¡Todo a un click! una tendencia irreversible.
En muchos países de Europa desde hace ya varios años todas las empresas deben contar con sus archivos e información digitalizados, y para eso el Estado facilita préstamos crediticios destinados a la profesionalización de la tarea.
En Argentina, por ley toda la información aduanera de importaciones y exportaciones debe quedar almacenada en forma digital durante al menos diez años, y cabe esperar que esa obligación se traslade en los próximos años a muchas otras actividades. Por trayectoria, conocimiento, tecnología y garantía de seguridad, Addoc es la compañía ideal para afrontar ese proceso.
